Il nostro stile di vita, negli ultimi tempi, è cambiato: basti pensare alle modalità di lavoro ibride o allo smart working, che richiedono una nuova organizzazione del nostro tempo.
È importante, perciò, imparare ad applicare strategie per la gestione del tempo e a gestire con maggiore consapevolezza le nostre priorità anche per ritagliare maggiore spazio per noi stessi, i nostri hobby e il recupero psicofisico.
Fissare le priorità
Il primo, fondamentale passo per tenere in equilibrio le nostre vite e gestire al meglio il nostro tempo è quello di fissare le nostre priorità, aggiornandole di volta in volta se necessario. Può capitare, infatti, di sentirsi incastrati in aspettative infruttuose oppure in una routine soffocante, trascurando i cambiamenti che possono essere avvenuti nel frattempo oppure il contesto in cui ci troviamo: una maggiore consapevolezza dei nostri desideri e delle reali urgente del momento che stiamo vivendo può aiutarci a concentrare le nostre risorse ed energie sulle cose davvero importanti.
Esercizi utili
Per fissare le nostre priorità possiamo allenarci, giorno dopo giorno, attraverso piccoli accorgimenti:
- assicuriamoci di essere liberi e indisturbati per alcuni minuti e mettiamoci comodi;
- prendiamo carta e penna e stiliamo un elenco delle cose importanti per noi, cercando di essere specifici;
- rileggiamo ciò che abbiamo scritto e chiediamoci quanto ciascuna attività potrebbe essere importante per noi in questo specifico momento della nostra vita, attribuendo poi un punteggio;
- stiliamo infine una classifica e valutiamo quanto siano importanti le attività scivolate agli ultimi posti.
Agende e to do list, validi alleati nella gestione del tempo
A questi suggerimenti possiamo affiancare due strumenti utili: le agende e le liste delle cose da fare.
L’agenda è uno supporto valido per programmare le nostre attività poiché consente di verificare su quali aspetti intendiamo concentrare i nostri impegni e cosa tendiamo a trascurare. Inoltre, ci permette di capire se siamo in grado di ritagliare del tempo per le nostre priorità e prenderci cura di noi stessi. L’agenda, inoltre, si rivela uno strumento molto efficace anche in psicoterapia e nel lavoro di sostegno psicologico perché ci ricorda di mettere in agenda il tempo per noi stessi e di mettere in conto gli imprevisti.
Le to do list invece fanno sì che possiamo annotare tutte le attività da svolgere nelle nostre giornate e nella nostra settimana. Possiamo stilare un’unica lista oppure dedicarne una a ciascuno dei contesti come il lavoro, la famiglia, lo sport. Una volta realizzate, potremmo utilizzare la cosiddetta tecnica della matrice di Eisenhower per stabilire le priorità delle cose da fare; avremo così cose:
- urgenti ed importanti: da fare subito;
- importanti ma non urgenti: si possono pianificare;
- urgenti ma non importanti: potrebbero essere delegate ad altri;
- né importanti né urgenti: potrebbero essere attività superflue e, quindi, eliminabili.
Anche la tecnologia viene in nostro aiuto, con app semplici da utilizzare che ci consentono di monitorare la nostra gestione del tempo e pianificare gli impegni. Forest, per esempio, ci permette di concentrarci sul lavoro, sullo studio o su altre attività tenendoci lontani da notifiche indesiderate; Todoist, invece, è l’app perfetta per creare liste di cose da fare che assegna alle attività un diverso livello di priorità; Habit list invece ci motiva aiutandoci a introdurre nelle nostre giornate nuove e piccole abitudini, mantenendo il focus sui nostri obiettivi e introducendoci a uno stile di vita più aderente alle nostre aspettative.
Programmare e pianificare possono sembrare attività difficili, ma sono sempre più indispensabili per attingere a tutte le nostre risorse e mantenere il benessere psicofisico.